この記事を書いている時点で、当社の販売管理システムは 無事に制作が完了し、順調に稼働しています。日々の業務に使用しながら、新たな業務や要望への対応の為に機能を修正・追加しながら使用している状態です。 業務の大半がシステムと連動し「見える化」が進んだ結果、労働時間も減らす事ができ、QOLが上昇したと実感できる状態になりました。
ようやく「自社のIT化」が完了したと満足している現在、世間では「DX」とかいう言葉をよく聞くようになりました。 業務をIT化した企業が次の変革を目指して行動しているのでしょうが、現状はまだ多くの企業がIT化すら完全に行えていない現状です。
エクセル・ワードは良いソフトではあるのですが
さて、現在も多くの企業でエクセルやワードが使用されています。 会社や個人のパソコンにもだいたいインストールされており、私自身もよく使用していますし、以前は業務の管理にも重宝していました。
ただ、多くの企業で使用されているエクセルやワードを使用した「報告書」「管理表」などは特に改善が必要だと考えます。 何かにつけて、新しく管理表や報告書の書式を作り業務を増やすのは、仕事をしたつもりで、さらに時間だけを浪費していると感じるからです。 ノンコア業務でデータが蓄積も連動もしないものをいくら作成してもあまり役に立っていないのが現状です。
事故やミスが発生すると、報告書や対策書を書式に基づき提出するのはどの企業でも一般的なのですが、それを提出させて上司がハンコを押して、集計や管理をして・・多くの労力がかかります。しかしその割にいつか同じような業務を行う場合に活かされていない事が多いのです。ミスして面倒な報告書を作成する事になった担当者が次は気を付けようと思うぐらいでしょうか。
また見積書をエクセルで作成して提出する事はどの企業でもよくある事だと思いますが、同じくエクセルで作成した情報は他の情報とは連動しない為、社内の共有知識や経験として蓄積されません。
データベースと連動した業務管理システムを使う事で、今までに作成した見積の履歴が製品に紐づいて、過去にどんな見積内容が作成されたかが一目瞭然となり、今後の業務に活かされます。 また、不具合の履歴も関連する製品に連動する事により、時間が経ってから同じ製品を制作したり作業を行う際に表示されると有効な情報として活用できます。
FileMaker を使用して業務管理システムを構築した経験者としては、昔は紙の書式に記載していた業務がエクセルやワードに移り変わったように、今後はデータベースに紐づいた FileMaker等を使用した業務に変えていく事をお勧めしたいです。