[ ネジゲージ管理 ] の制作が完了し、ゲージ本体の写真を追加する方法や、新たにゲージを購入した時に[ 新規追加 ] する機能を全員に説明する事によって、自社データベース化の第一歩を踏み出す事ができました。
社内での販売管理システムを作る事と同様に重要な事は、販売管理システムを使用する全社員・スタッフの参画が必要な事です。 システム化された業務で、商品を管理していくためには、全員が情報をシステムに正しく入力し、情報を共有する必要があります。 それができていなければ、実在庫数が計算と合わない・図面が最新でない・単価が違う 等といった事態になり、システムを業務用として稼働させる事ができません。
その為、まずはゲージ管理 といった、シンプルなシステムから稼働させ、正しい情報の登録・貸出/返却の入力 を行っていく事ができるようになる事が今後の販売管理システムの導入に対する必須条件と言えます。
なぜシステムの導入が必要なのか？ 各自の役割は何かを社内で確実に浸透させる為には、会社のトップや各部所リーダーの大きな意識改革が大切です。
本格的に業務用のシステムを制作開始
社内の[ システム ] の浸透状況を見守りながら、次は本格的な業務用システムの作成を始めなければなりません。
この時点での、販売管理システム完成までのスケジュールは、おおよそ1年～２年を見越していました。
・FileMaker の使用方法や、データベースに関する知識がほぼ皆無であった事
・通常業務の間に一人で作成していく事
・現在の業務を、システム化する為の様々なルール設定が必要である事
・実際の業務に使用しながら、次に必要なシステムを構築していく事
・部品の仕入・販売を行う 営業部門と、 組立を行うアセンブリ事業部 が使用するシステムを開発する予定である為、ある意味 2社分のシステム制作が必要になる事。
以上の理由から、ある程度の完成と言えるまでに１～２年は必要だと想定していました。
また、システムの作成と同時に全社員のシステム使用に対する意識の改変や、膨大な量の部品マスタの登録（仕入先・仕入単価・販売単価・図面情報等）や、常に正しく情報を更新でき、販売情報や計算在庫情報が、実際の業務に十分使用可能になるまで、１～２年必要だとの想定。 ただし、システムの開発と同時に行っていく事から、両者がある程度同時進行すると予想して、3年以内には十分な業務のシステム化が完了する事を目標としていました。
この期間が、自社でシステムを行う場合の 見積・予算となるわけですが、開発から完全稼働まで3年 と聞くと経営者としては難色を示す場合がほとんどだと思います。
これは、システム化を計画している企業すべてに言える事ですが、会社の上層が自社業務のシステム化に関わる必要な事柄全般をある程度理解する事が必要だと感じます。 よくわからないけどIT化したら便利になるだろう では絶対に失敗しますし、導入が完了してからの運営も困難になります。
システムの導入を決める時点で、上層部と実際にシステム化業務を行う現場との意識が異なると予算の見積に大きな差異が発生します。
ここで言う予算とは、システムを外注した場合の費用であったり、社内の人員がシステム化に向けて必要になる時間（人件費）であったりします。 この予算感が大きく異なるとお互いに不満が発生し、計画の失敗につながります。
ある程度の規模の会社になってくると、どうしても予算と成果に差異が発生し、不満が起こります。 そのリスクを考えて、なかなかシステム導入が進まない現状もあるのではないでしょうか。 幸い？わが社は１０名以下の会社ですし、 トップの社長と、システムを制作する私（一応：部長）という関係上、私の独断かつ強引 いいえ、あくまで平和的に 全体的に私が委任するという事で自社のシステム化を行っていく事になりました。
（ 困難な道のりはまだまだ ）つづく・・・・